Procedimiento

1. El cupo maximo de cada carpeta es de 200 folios

2. No incluya en las carpetas documentos duplicados, solo copias originales.

3. La foliacion de las hojas siempre es desde la mas antigua hasta la mas reciente, ej: Documentos generados en Enero deben llevar los primeros numeros (1,2,3,..) y los documentos generados en el mes de Diciembre deben llevar los ultimos numeros (197, 198, 199,...).

4. La ordenación y custodia del archivo de las Historias Laborales se debe realizar de acuerdo a la Circular 004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación.

QUÉ SE HACE

QUIÉN LO HACE

REGISTRO

CÓMO LO HACE

Identificar y conocer las TRD de la dependencia, sus series, subseries y demás campos importantes

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- tabla de retención documental
- Portada legajos
- Hoja de Control de documentos
- Inventario Documental

Lee las TRD y familiarízate con la obligación de archivar o no la documentación que produces y manejas en tu dependencia.

Elaborar los separadores, de acuerdo a las carpetas y a la forma de los archivadores de la dependencia

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- Separador para Carpetas con Código y nombre de Serie

- Separador de cada Carpeta con el Código y nombre de la Subserie

Los separadores deben elaborarse así: uno para separar las carpetas pertenecientes a cada Serie (grandes solapas), y otro para cada carpeta que contiene documentos de la Subserie que se esta archivando (marbetes o papeles autoadhesivos)
Los separadores deben estar elaborados en letra legible y deben contener el Código y el nombre de la Serie o la Subserie de los documentos que se están archivando.

Diligenciar y adherir el formato Rotulo de Carpetas PSI-SAM-FR-16 a la caratula de cada carpeta a utilizar

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- portada legajos o carpetas de archivo
Portada legajos o Carpetas de Archivo

Adhiera el formato a la cantidad de carpetas que estima utilizar por cada Subserie y diligencie los datos.
El dato de la fecha final en el campo de Fechas Extremas, debe ser diligenciado al completar el cupo máximo de la carpeta.

Identificar los archivadores que se utilizan en cada dependencia.

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- Identificador para el numero del archivador y el numero de la gaveta

- Identificador para las gavetas de acuerdo a las Series y Subseries archivadas

En papeles autoadheridos o cartulinas pequeñas que puedan pegarse en las gavetas o secciones de los archivadores, debes elaborar identificadores así:

1. Uno para identificar el Numero del Archivador (en caso de tener mas de 1 en la dependencia u oficina) y el Numero de la Gaveta: El numero de la gaveta debe darse en consecutivo
de arriba hacia abajo en orden ascendente.

2. Otro para identificar en cada gaveta la Serie y Subserie que se esta archivando en dicha gaveta: Estos también deben contener el Código y el nombre de la Serie y la Subserie.

Ubicar las carpetas dentro de las gavetas con la ordenación que facilite su localización

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Evidencia fotografica de la organización y evidencia en las inspección de archivo que se puedan realizar.

Después de tener ya los archivadores, las gavetas y las carpetas rotuladas, ubique cada carpeta en el orden que mas le favorece para su recuperación: Alfabético, Cronológico, Geográfico, Numérico, etc...

Archivar los documentos en las carpetas

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Todos los documentos que integran una carpeta debe estar relacionados con el mismo expediente, tema o asunto y deben archivarse en orden cronológico ascendente, es decir, en el orden en que fueron elaborados o tramitados.
Si recibe algún documento que no tiene relación directa con las Series o Subseries de su TRD, remítalo a la dependencia que debe archivarlo.
Si los expedientes, temas o asuntos que debe archivar, finalizan con la vigencia, cierre también las carpetas cuando dicha vigencia termine y abra una nueva para la nueva vigencia.

Foliar (numerar) los documentos archivados en las carpetas, en la parte superior derecha de la hoja, según la dirección del texto: horizontal o vertical.

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Hojas foliadas

Simultaneo a la archivación de los documentos, debe realizarse la foliacion consecutiva de cada hoja con lápiz mina negra blanda, sin enmendaduras, en la esquina superior derecha de la hoja, según la dirección del texto horizontal o vertical. Esta foliacion no debe corregirse, sin embargo, si se comete algún error, no borre, solo traze una linea vertical sobre el numero que se debe corregir y, debajo de este, folie nuevamente con el numero correcto.